Приказ о приеме на работу

Прием на работу нового сотрудника – это важный этап, который требует соблюдения установленных законодательством процедур. Одним из ключевых документов, подтверждающих факт трудоустройства, является приказ о приеме на работу. Этот документ оформляется работодателем и служит основанием для внесения записи в трудовую книжку, а также для начала исполнения трудовых обязанностей.

Оформление приказа о приеме на работу регламентируется Трудовым кодексом Российской Федерации. Документ должен быть составлен в соответствии с унифицированной формой Т-1 или Т-1а (для приема нескольких сотрудников), утвержденной Постановлением Госкомстата России. Приказ издается на основании трудового договора, подписанного сторонами, и содержит основные сведения о работнике, его должности, условиях труда и дате начала работы.

Правильное оформление приказа о приеме на работу имеет юридическое значение, так как он подтверждает правомерность трудовых отношений. В случае возникновения споров или проверок наличие корректно составленного приказа позволяет избежать штрафов и других санкций. В статье рассмотрим порядок оформления этого документа, а также приведем образец для наглядного примера.

Приказ о приеме на работу: порядок оформления и образец

Порядок оформления приказа

1. Подготовка данных. На основании трудового договора и заявления сотрудника собираются необходимые сведения: ФИО, должность, дата начала работы, условия труда.

2. Составление приказа. Документ оформляется по унифицированной форме Т-1 (для одного сотрудника) или Т-1а (для группы сотрудников). В приказе указываются:

• наименование организации;
• номер и дата приказа;
• ФИО и должность сотрудника;
• дата начала работы;
• условия приема (оклад, испытательный срок и т.д.).

3. Подписание приказа. Документ подписывается руководителем организации или уполномоченным лицом. Сотрудник должен ознакомиться с приказом под подпись.

4. Регистрация приказа. Документ регистрируется в журнале учета приказов по личному составу.

Образец приказа

Пример оформления приказа по форме Т-1:

ООО "Компания"
Приказ № 45
от 15.10.2023
О приеме на работу
Принять на работу с 16.10.2023 на должность менеджера по продажам Иванова И.И. с окладом 50 000 рублей. Испытательный срок – 3 месяца.
Основание: трудовой договор № 123 от 15.10.2023.
Директор ___________ /Петров П.П./
С приказом ознакомлен ___________ /Иванов И.И./

Приказ хранится в личном деле сотрудника и является важным документом для кадрового учета.

Какие документы нужны для издания приказа о приеме на работу

Документ об образовании или квалификации требуется, если должность предполагает наличие специальных знаний. Для военнообязанных нужен военный билет или приписное свидетельство. СНИЛС предоставляется для регистрации в системе пенсионного страхования. Медицинская справка или медосмотр могут быть необходимы для определенных профессий.

Дополнительно может потребоваться ИНН, справка о наличии или отсутствии судимости, а также фотографии для личного дела. Все документы проверяются на соответствие законодательству, после чего издается приказ о приеме на работу.

Как правильно заполнить форму Т-1 для приказа о приеме

В разделе «Наименование организации» укажите полное название компании в соответствии с учредительными документами. В поле «Код по ОКПО» впишите код организации из Общероссийского классификатора предприятий и организаций.

В графе «Номер документа» проставьте порядковый номер приказа. В поле «Дата составления» укажите дату оформления документа в формате ДД.ММ.ГГГГ.

В разделе «Принять на работу» укажите фамилию, имя и отчество сотрудника полностью. В графе «Структурное подразделение» впишите название отдела или подразделения, куда принимается работник. Если подразделение отсутствует, оставьте поле пустым.

В поле «Должность (профессия)» укажите название должности в соответствии со штатным расписанием. В графе «Условия приема» отметьте характер работы (постоянная, временная, совместительство и т.д.).

В разделе «Срок работы» укажите дату начала работы и, если это временный договор, дату его окончания. В графе «Тарифная ставка (оклад)» впишите размер заработной платы или тарифной ставки.

В поле «Испытательный срок» укажите продолжительность испытания, если оно предусмотрено. В графе «Основание приема» впишите реквизиты трудового договора или заявления сотрудника.

В конце документа подпишитесь: руководитель организации ставит свою подпись, а сотрудник подтверждает ознакомление с приказом, проставляя дату и подпись.

Сроки издания приказа и внесения данных в трудовую книжку

Согласно Трудовому кодексу РФ, приказ о приеме на работу должен быть издан в течение трех дней с момента фактического начала трудовой деятельности сотрудника. Это правило распространяется на все случаи оформления трудовых отношений, независимо от их формы (срочный или бессрочный договор).

• Приказ издается на основании подписанного трудового договора.
• Сотрудник должен быть ознакомлен с приказом под подпись в тот же день, когда документ был издан.

Данные о приеме на работу вносятся в трудовую книжку в течение пяти рабочих дней с момента издания приказа. Если сотрудник принимается на работу впервые, работодатель обязан завести новую трудовую книжку и внести соответствующую запись.

1. Запись в трудовую книжку должна содержать:
   • наименование организации;
   • дату приема на работу;
   • должность или профессию сотрудника;
   • номер и дату приказа.
2. Запись заверяется подписью ответственного лица и печатью организации (при наличии).

Важно соблюдать указанные сроки, так как их нарушение может повлечь административную ответственность для работодателя.

Особенности оформления приказа для срочного трудового договора

При оформлении приказа о приеме на работу по срочному трудовому договору необходимо учитывать специфику данного вида договора. Основное отличие заключается в указании срока действия трудовых отношений, который должен быть отражен как в договоре, так и в приказе.

В приказе обязательно указываются следующие данные:

Приказ подписывается руководителем организации или уполномоченным лицом. Сотрудник должен быть ознакомлен с приказом под подпись в течение трех дней с момента начала работы. В случае отсутствия указания срока действия договора в приказе, он может быть признан бессрочным, что противоречит условиям срочного трудового договора.

Важно соблюдать требования трудового законодательства, чтобы избежать спорных ситуаций и возможных претензий со стороны контролирующих органов.

Как внести изменения в приказ о приеме, если допущена ошибка

Если в приказе о приеме на работу обнаружена ошибка, необходимо оформить исправление в соответствии с нормативными требованиями. Ошибки могут быть связаны с фамилией сотрудника, датой приема, должностью, размером оклада или другими данными.

Для внесения изменений издается новый приказ, который ссылается на первоначальный документ. В заголовке указывается формулировка «О внесении изменений в приказ от [дата] № [номер]». В тексте приказа описывается, какая именно ошибка была допущена и как она должна быть исправлена.

Если ошибка связана с личными данными сотрудника, необходимо проверить корректность информации в трудовом договоре и других документах. В случае необходимости вносятся исправления и в них.

После подписания исправительного приказа он регистрируется в журнале учета приказов. Сотрудник должен быть ознакомлен с новым документом под подпись. Исправленный приказ хранится вместе с первоначальным документом.

Важно учитывать, что исправления вносятся только в текущий период. Если ошибка обнаружена спустя длительное время, может потребоваться консультация юриста или кадрового специалиста для корректного оформления изменений.

Где хранить приказ о приеме на работу и как долго

• Место хранения: Приказ хранится в отделе кадров или в архиве организации. Документ подшивается в личное дело сотрудника или в отдельную папку с приказами по личному составу.
• Электронное хранение: Если организация использует электронный документооборот, приказ может храниться в цифровом формате. При этом важно обеспечить защиту данных и возможность быстрого доступа к документу.

Сроки хранения:

1. Для уволенных сотрудников: Приказ хранится 75 лет, если он был издан до 2003 года, и 50 лет – для приказов, изданных после 2003 года. Это связано с требованиями архивного законодательства.
2. Для действующих сотрудников: Приказ хранится до момента увольнения сотрудника, после чего передается в архив на длительное хранение.
3. Исключения: Если сотрудник работал во вредных или опасных условиях труда, срок хранения приказа увеличивается до 75 лет независимо от года издания.

По истечении установленных сроков документ может быть уничтожен в соответствии с правилами делопроизводства и архивного дела. Уничтожение производится путем актирования и с соблюдением процедуры, исключающей утечку информации.